Výkon spisové služby

Povinné informace o podrobnostech výkonu spisové služby.

Povinné informace dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, informace dle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a nepovinné údaje.

I. ADRESA PRO DORUČOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA MĚSTSKÝ ÚŘAD SEZEMICE A MĚSTO SEZEMICE.

V analogové (listinné) podobě a na technických nosičích dat:
Město Sezemice/Městský úřad Sezemice
Husovo náměstí 790
533 04 Sezemice

ÚŘEDNÍ HODINY PODATELNY

Dle úředních hodin níže uvedených, je možné dokumenty v analogové (listinné) podobě nebo na technických nosičích dat odevzdat v podatelně městského úřadu.

Úřední hodiny podatelny:
Pondělí a středa: 08:00 hodin – 17:00 hodin
Úterý a čtvrtek: 08:00 hodin – 14:00 hodin
Pátek: 08:00 hodin – 13:00 hodin

II. Elektronická podatelna:

Elektronická podatelna má povinnost přijímat a odesílat datové zprávy se zaručeným elektronickým podpisem i podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb.

Adresa, která je určena pro příjem veškerých elektronických zpráv, které se evidují ve spisové službě:
Elektronická adresa podatelny: podatelna@sezemice.cz

Další možnosti elektronické komunikace: mesto@sezemice.cz
Pro příjem dokumentů, které se neevidují v ERMS, tj. dotazů, návrhů, podnětů, nabídek apod.

PŘENOSNÉ TECHNICKÉ NOSIČE DAT:

Přenosné technické nosiče dat, které může podatelna Městského úřadu Sezemice převzít, jsou:

USB flashdisk, DVD, CD.

PRAVIDLA POTVRZOVÁNÍ DORUČENÍ ELEKTRONICKÉ KOMUNIKACE E- PODATELNOU.

Doručení elektronické zprávy se potvrzuje odesilateli neprodleně zasláním elektronické zprávy, pokud je orgán veřejné moci schopen z přijaté elektronické zprávy zjistit elektronickou adresu odesilatele. Součástí zprávy o potvrzení doručení je:
a) datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla elektronická zpráva doručena,
b) identifikátor elektronické zprávy přidělený e-podatelnou.

III. DATOVÉ ZPRÁVY

Adresa pro příjem datových zpráv.
Adresa, která je určena pro příjem veškerých doručovaných datových zpráv do datové schránky městu Sezemice nebo Městskému úřadu Sezemice:
IDENTIFIKÁTOR DATOVÉ SCHRÁNKY = aktb28e

Datová schránka města.

Datová schránka má povinnost přijímat a odesílat veškeré datové zprávy.

Městský úřad Sezemice zjišťuje zda:

a) datová zpráva odpovídá technickým parametrům, které orgán veřejné moci zveřejnil,
b) je připojen uznávaný elektronický podpis nebo uznávaná elektronická značka, případně zda je připojeno kvalifikované časové razítko, pokud zvláštní právní předpis stanoví povinnost připojit jej k datové zprávě,
c) zaručený elektronický podpis je platný a jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn nebo elektronická značka je platná a její kvalifikovaný systémový certifikát nebyl zneplatněn, případně zda je platné kvalifikované časové razítko, pokud zvláštní právní předpis stanoví povinnost připojit jej k datové zprávě,
d) je připojen kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát podle písm. b) nebo zda je uveden akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb, který certifikát vydal a vede jeho evidenci,
e) kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat.

Technické parametry přijímaných datových zpráv do datové schránky

Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky jsou:
a) PDF (Portable Document Format)
b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)
c) XML (Extensible Markup Language Document)*
d) FO/ZFO (602XML Filler dokument)
e) HTML/HTM (Hypertext Markup Language Document)
f) ODT (Open Document Text)
g) ODS (Open Document Spreadsheet)
h) ODP (Open Document Presentation)
i) TXT (prostý text)
j) RTF (Rich Text Format)
k) DOC (MS Word Document)
l) XLS (MS Excel Spreadsheet)
m) PPT (MS PowerPoint Presentation)
n) JPG/JPEG/JFIF (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
o) PNG (Portable Network Graphics)
p) TIFF (Tagged Image File Format) c) gif (Graphics Interchange Format)
q) MPEGL/MPEG2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2)
r) WAV (Waveform Audio Format)
s) MP2/MP3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3)
t) ISDOC/ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší

Datové zprávy jsou přijímány případně i v dalších formátech kompatibilních s MS Office 2000 a vyššími. Pokud je datová zpráva delší než 5 stránek tištěného textu, musí obsahovat průvodní text maximálně v této délce. Datové zprávy jsou elektronickou poštou přijímány pouze do max. celkové velikosti datové zprávy 10 MB.

IV. POSTUP V PŘÍPADĚ ZJIŠTĚNÍ VÝSKYTU ŠKODLIVÉHO KÓDU

U přijaté datové zprávy a elektronické zprávy

Pokud je u přijaté datové zprávy zjištěn výskyt chybného formátu nebo počítačového programu, jež jsou způsobilé přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných orgánem veřejné moci (dále jen „škodlivý kód“), datová či elektronická zpráva není zpracovávána. Pokud z přijaté datové či elektronické zprávy lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, je na tuto adresu zaslán informativní e-mail se zprávou, že doručená zpráva obsahovala virus, nebo je poškozená event. není e-podatelně či datové schránce dostupná a proto není považována za řádně doručenou.

U analogového dokumentu nebo dokumentu na technickém nosiči

Stejný postup je analogové podoby dokumentu nebo u dokumentů předaných podatelně na technických nosičích. Tedy pokud je podatelně dodán dokument v analogové nebo digitální podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelský vnímatelným způsobem a lze z něj určit odesílatele, podatelna ho vyrozumí o vadě dokumentu a stanoví postup pro odstranění. Nepodaří-li se zjistit odesílatele, podatelna dokument dále nezpracovává.

V. VYŘIZOVÁNÍ DOTAZŮ TÝKAJÍCÍCH SE ELEKTRONICKÉ KOMUNIKACE

Vaše dotazy týkající se provozu e-podatelny a datové schránky města Sezemice zasílejte na elektronickou adresu mesto@sezemice.cz.

Případně na poštovní adresu:

Městský úřad Sezemice
Husovo náměstí 790
533 04 Sezemice

VI. DALŠÍ MOŽNÁ KOMUNIKACE S MĚSTSKÝM ÚŘADEM SEZEMICE

Pro komunikaci s úřadem je možné využít dále např.: osobní jednání, úřední desku v klasické i v elektronické podobě, webové stránky města www.sezemice.cz , kde je možné vyhledat, e-mailové adresy a telefonní linky přímo na pracovníky daných odborů, aj.

VII. SEZNAM PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ

Seznam právních předpisů, podle kterých je možné vůči městu Sezemice event. Městskému úřadu Sezemice činit podání v elektronické podobě a náležitosti těchto podání, zejména použití elektronického podpisu:

Podání podle správního řádu

Pokud je podání podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších přepisů, učiněné v elektronické podobě musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem. Za podmínky, že podání je do 5 dnů potvrzeno, popřípadě doplněno písemně nebo ústně do protokolu, je možno je učinit pomocí jiných technických prostředků, bez použití uznávaného elektronického podpisu.

Podání podle zákona o svobodném přístupu k informacím

Písemná žádost o informaci dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem.

Podání podle zákona o právu na informace o životním prostředí

Podání podle zákona č. 123/1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí, ve znění pozdějších předpisů, nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem.

Podání stížnosti

Podání stížností se řídí Pravidly pro přijímání a vyřizování petic a stížností. Stížnosti zaslané prostřednictvím elektronické pošty podepsané uznávaným elektronickým podpisem se vyřizují stejným způsobem jako stížnosti podané písemně. Odpověď na tyto stížnosti lze zaslat i elektronicky. U stížností bez uznávaného elektronického podpisu, u nichž je uvedeno jméno, příjmení, adresa nebo e-mail stěžovatele je též odpovězeno. Toto neplatí u stížností podle správního řádu, kdy se postupuje jako při podání podle správního řádu (viz „Podání dle správního řádu).

Žádost pro uplatnění práv Subjektu údajů

Příjem žádostí Subjektu údajů o práva Subjektu údajů dle nařízení GDPR výhradně proti jednoznačné identifikaci Subjektu údajů. Podání žádostí je možné datovou schránkou Subjektu údajů, podepsané uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu Subjektu údajů, prostřednictvím elektronické podatelny města, podáním žádosti s úředně ověřeným podpisem Subjektu údaj prostřednictvím podatelny města či prostřednictvím České pošty nebo ověřením totožnosti žadatele předložením občanského průkazu při osobním podání žádosti.

Související právní předpisy

Souvisejícím právním předpisem je zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.

VIII. ZAMĚSTNANCI URČENÍ PRO ZAJIŠTĚNÍ PROVOZU DATOVÉ SCHRÁNKY A E- PODATELNY

Administrativní činnost

Zaměstnanci oprávnění činit úkony související s administrativní činností e-podatelny a datové schránky:

Dagmar Jurišicová, referentka podatelny, dagrmar.jurišicova@sezemice.cz , telefon +420 466 741 011, (zajišťuje elektronickou podatelnu i datovou schránku města)

Zajištění provozu

Provozní záležitosti e-podatelny a datové schránky zabezpečuje:

Bc. Irina Rálišová, tajemnice městského úřadu, irena.ralisova@sezemice.cz , telefon +420 466 741 013,